Cara Membuat Template Surat Elektronik (Email) pada Akun Gmail Anda

Malas untuk mengetikkan isi surat elektronik atau e-mail yang sama secara terus menerus? Jangan khawatir, Gmail memiliki sebuah fitur yang memungkinkan penggunanya untuk membuat dan menambahkan template surat elektronik pada platformnya. Selain praktis, metode ini juga bisa menghemat banyak waktu, terutama jika Anda harus mengirimkan banyak surat elektronik dengan template jawaban yang itu-itu lagi. Bagaimana caranya? Mari langsung saja kita simak langkah-langkahnya.

Mengaktifkan fitur Canned Responses

• Buka situs Gmail (https://mail.google.com) pada browser, kemudian log in ke dalam akun Gmail Anda.
• Klik ikon Settings pada toolbar Gmail, kemudian pilih opsi Settings pada menu yang muncul.
• Buka tab Labs (https://mail.google.com/mail/u/0/#settings/labs).
• Aktifkan atau pilih opsi Enable pada fitur Canned Responses.
• Setelah itu, klik Save Changes untuk menyimpan pengaturan.

Menyimpan sebuah pesan sebagai Canned Responses atau template surel

• Pastikan Anda telah mengaktifkan fitur Canned Responses (lihat langkah di atas).
• Buatlah pesan baru pada Gmail.
  • Cantumkan signature Anda jika memang Anda ingin mengirimkannya bersamaan dengan template tersebut.
  • Anda bisa membiarkan kolom Subject: dan To: kosong karena mereka tidak akan tersimpan pada template.  Namun, jika Anda mengisi kolom Subject maka ia akan secara otomatis disarankan sebagai judul template surel tersebut.
• Klik opsi More options yang berupa segitiga terbalik (▾) di bagian pojok kanan bawah pesan.
• Pilih Canned responses | New canned response… di bawah bagian Save pada menu yang muncul.
• Ketikkan judul template tersebut, lalu klik OK jika sudah.
• Selesai. Template e-mail pun sudah berhasil tersimpan.

Mengirimkan template atau Canned Response

Untuk mengirimkan canned response, lakukan cara ini:

• Aktifkan fitur Canned Responses dan pastikan sebelumnya Anda telah membuat surel template (lihat langkah di atas).
• Buat pesan baru, atau jawab sebuah pesan.
• Klik More Options pada ikon segitiga terbalik (▾) di bagian pojok kanan bawah pesan.
• Pada pilihan Canned Response, pilih template yang diinginkan pada bagian Insert.
• Pastikan Anda mengisi kolom To: dan Subject:
• Sunting pesan jika diperlukan, kemudian klik Send jika sudah.
• Selesai. Surel yang berisi jawaban template pun akan langsung terkirim.

Menyunting template atau Canned Response

• Pastikan Anda telah mengaktifkan fitur canned response pada Gmail Anda.
• Buatlah sebuah pesan baru.
• Untuk menyunting canned response, pastikan halaman editor pesan itu benar-benar kosong, tanpa signature. Dengan begitu Anda bisa fokus menyunting canned response tersebut.
• Klik tombol More options pada toolbar pesan pada ikon segitiga terbalik (▾).
• Masuk ke opsi Canned responses pada menu yang muncul.
• Masukkan template yang diinginkan melalui bagian Insert.
• Anda kini bisa menyunting template tersebut sesuka hati.
• Setelah selesai, klik More options, kemudian buka lagi Canned responses.
• Di bawah bagian Save, pilih template yang sebelumnya Anda sunting.
• Kemudian akan muncul tulisan “This will overwrite your saved canned response. Are you sure you want to proceed?”, selanjutnya langsung saja klik OK.
• Selesai. Hasil suntingan Anda pada template tersebut pun akan langsung disimpan oleh sistem.

Selamat mencoba!